Empat Kesalahan Penulisan Surat Dinas

Oleh Moh. Zamzuri Monday, August 24, 2026

Surat resmi atau surat dinas adalah wajah dari sebuah instansi. Baik itu dinas, badan, atau instansi pendidikan seperti sekolah. Kualitas surat mencerminkan tingkat profesionalisme lembaga tersebut.

Berdasarkan hasil riset dari berbagai jurnal akademik dan analisis dokumen instansi, fakta di lapangan menunjukkan hal berbeda. Kesalahan penulisan surat resmi masih sering terjadi. Penyebab utamanya adalah kurangnya pemahaman terhadap Ejaan yang Disempurnakan (EYD) serta kebiasaan meniru format surat lama yang sudah keliru.

Jika Anda sering berususan dengan surat menyurat, pastikan Anda menghindari 4 hal berikut:

Redudansi dan pemborosan kata

Banyak penulis surat masih menggunakan kata-kata lewah agar dianggap membuat surat lebih sopan. Padahal prinsip utama surat dinas adalah efektif dan efesien.

Kesalahan: menulis kata Kepada sebelum Yth. (Yang terhormat). Kata Yth. sudah berfungsi mengarahkan surat, sehingga tidak perlu ditambah Kepada.
Kesalahan: menyertakan nama kota pada tanggal surat yang sudah menggunakan kop (kepala) surat resmi. Karena kop surat resmi sudah mencantumkan alamat lokasi instansi, penulisan kota disamping tanggal menjadi mubazir.
Contoh benar: Bojonegoro, 24 Agustus 2026 (tanpa kop surat) atau 24 Agustus 2026 (menggunakan kop surat).

Kekeliruan kata ganti pada bagian penutup

Bagian penutup surat sering kali ditulis secara otomatis tanpa memikirkan logika bahasa,

Kesalahan: penggunaan frasa "Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih." Akhiran -nya dalam tata bahasa merujuk pada orang ketiga (dia atau mereka). Padalah, surat resmi adalah media komunikasi langsung antara pengirim (orang pertama) dan penerima (orang kedua).
Contoh yang benar: "Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih."

Salah kaprah gabungan kata (dipisah atau digabung)

Kesalahan ejaan pada gabungan kata atau imbuhan serapan masih banyak kita temukan akibat kebiasan mengetik cepat tanpa mengecek di kamus.

Contoh salah: Terimakasih. Yang benar adalah terima kasih (dipisah).
Contoh salah: Kerjasamanya. Yang benar kerja samanya (dipisah).
Contoh salah: Sub bagian. Yang benar subbagian (digabung).

Kekeliruan tanda baca, gelar, atau jabatan

Detail kecil pada penulisan identitas pejabat sering kali luput dari koreksi.

Contoh salah: penulisan NIP masih sering diberi tanda titik (NIP.). Aturan yang benar penulisan NIP tanpa titik.
Contoh salah: penulisan gelar seperti SE atau ST tanpa titik. Menurut EYD harus ada titik disetiap singkatan gelar, seperti S.E. atau S.T.
Pencampuran sapaan dan jabatan. Misalnya "Bapak Kepala Dinas" atau "Ibu Camat" secara langsung dalam surat adalah kesalahan. Kata sapaan Bapak/Ibu hanya digunakan jika diikuti nama orang. Jika langsung diikuti jabatan, kata sapaan harus hilang. Contoh yang benar: "Yth. Kepala Dinas" atau "Yth. Bapak Azam"

Menuils surat dinas bukan sekadar menyampaikan informasi, melainkan seni menjaga wibawa instansi melalui bahasa. Memperbaiki kesalahan-kesalahan kecil seperti di atas tidaklah sulit. Hanya perlu ketelitian, kemauan untuk membuka EYD yang terbaru.

Yuk, menulis surat dinas dengan tertib dan profesional.